A fare da apripista alla rivoluzione digitale è stata la Pubblica Amministrazione che già da giungo 2014 ha visto l’introduzione dell’obbligatorietà di fatturazione elettronica in tutti i rapporti commerciali con soggetti privati titolari di partita IVA.
Le disposizioni della legge di bilancio del 2018 hanno esteso questo provvedimento prevedendo l’obbligo di utilizzare la fattura elettronica tra soggetti IVA privati dal 1° gennaio 2019.
Dal 1° gennaio 2019, quindi, tutte le fatture emesse e ricevute da soggetti privati dovranno essere digitalizzate e non potranno più essere esclusivamente in formato cartaceo.
L’obbligo di fatturazione elettronica B2B prevede inoltre che le fatture elettroniche vengano archiviate e conservate in digitale secondo le norme di legge.
Le fatture elettroniche devono essere conservate utilizzando i vari formati digitali previsti (PDF, JPEG, TIFF, xml…), dovranno essere archiviate secondo le modalità previste dalla legge garantendo per ogni documento digitalizzato le seguenti caratteristiche:
- immodificabilità
- integrità
- autenticità
- accesso e leggibilità
Ovviamente il sistema di archiviazione delle fatture elettroniche deve rispettare tutte le normative fiscali e tributarie relative alla contabilità e all’amministrazione.
Il sistema di archiviazione delle fatture elettroniche (servizio di conservazione a norma), deve infine prevedere la possibilità di ricercare ed estrarre facilmente dall’archivio digitale i documenti: le fatture elettroniche archiviate devono poter essere estratte attraverso la ricerca per cognome, nome, denominazione dell’azienda, codice fiscale, partita IVA e data di fatturazione.